英語のプレゼン・面接を成功させるコツ、その1

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CCIEになったからって訳じゃないのですが、ネットワークエンジニアをやっていると、英語で設定内容を説明したり、色々技術を紹介したりって局面に直面する事が多々あります。(CCIEになる前から英語でのMTGは多かった)

日本人は英語が苦手。でも、少しでも英語プレゼンに慣れる事ができたら・・・って思っている人は沢山いるのではないでh層か。

当記事では、英語で行うプレゼンや面接を成功させるコツを紹介します。

短期的に効果が出るやり方です。

このネタが続くか分かりませんが、とりあえずパート1とします。

Contents

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レクタングル大

この記事で扱う「英語プレゼン」の定義

一言「英語プレゼン」って言っても多種多様です。それこそ大統領の国民に向けたスピーチだって「英語プレゼン」な訳ですし。今回紹介する手法は、全てのプレゼンに通用するテクニックでは(当然)ありません。

この記事で説明する「プレゼン」とは、一般的な会社で扱うビジネス英語のプレゼンの事を指します。

  • パワーポイントのスライドを基に説明するアレです
  • 電話会議・Face to Faceのプレゼントかも対象です
  • 企業面接にも多少共通する項目があるでしょう

この記事で扱う事、扱わない事

この記事で扱う事

「短期的に」英語のプレゼンを成功させるために、理解しておいたほうが良い要素について、私のこれまでの経験を基に紹介します。可能な限り即効性があるものを取り上げています。

基本的に(頑張ったら)誰でも応用できる内容です。TOEICの点数は重要ではありません。(以下で私のTOEICスコアを公開しているのは、私の英語レベルの指標を伝えたかったからだけです。私と同じレベルの英語力である必要がありません。

根性論とか、精神論とかが多いと考えてもらっても結構。英語プレゼンを成功させる為に最も重要なのは「努力」ですから。

最後にスムーズにプレゼンを進行させるTIPSも載せてます。

この記事で扱わない事

TOEICを上げる方法とか、英単語を覚える方法とか、「このビジネス英会話の書籍がいいよ!」とか。

これらは、英語スキルそのものを上達させるのには非常に重要。だが即効性は期待できない内容。これは扱いません。

この辺は別の記事で紹介するかもしれません。

私について

私のスペックは以下のとおり。

  • 過去にアメリカに住んでいたことがあるが、昔の話なので英語を忘れかけている
  • とりあえずTOEICは945
  • これまで仕事で英語でのプレゼン・英語での面接をやってきた

てな感じで、完全に「英語!?無理無理!」って訳ではありません。でも、Nativeでもありません。中途半端なポジションです。

そんな微妙な立ち位置の私ですが、私は英語のプレゼンで大失敗した事は今のところありません。また、英語面接も落ちた事はありません。

プレゼン後、たまーに海外からメールで「お前の説明、めっちゃ分かりやすかったよ!」とか連絡いただくこともあります。正直飛び上がるほど嬉しいです。

前述しましたが、私が英語のプレゼンで失敗した事が無いのは「TOEIC945の英語力」「臨機応変に対応するアドリブ力」が主要素ではありません。

よく間違われるのですが、英語プレゼンで最も重要なのは英語の語彙力ではありません

まずはその辺の誤解を解きたいと思います。

英語のプレゼンで誤解している人が沢山いる

日本人にとって、英語のプレゼンは難易度が高い。これは事実です(少なくとも私はそう思います)。

私だって、同じ内容を日本語でプレゼンするのと英語でプレゼンするのだと、日本語の方が圧倒的に難易度が下がります。ストレスも減ります。

こればっかりは、仕方ない。Nativeじゃないので、当然です。認めましょう。

でも、コツさえ分かれば、難易度をグッと下げる事ができます。逆に言うと、そのコツを理解せずに、闇雲に試行錯誤を繰り返すと、とても時間がかかります。非効率な準備をしても時間だけが過ぎていきます。

まずはその辺の「プレゼン準備のよくある誤解」について紹介したいと思います。

(誤解)語彙力を高めるべきだ

長期的には大正解。短期的には不正解。

語彙力が高ければ、プレゼンのときにカッコいい言い回しができるので「なんとなく言ってる事が正しい」空気を作り出す事ができます。

非常に重要です。

でも、残念ながら、1日そこらで語彙力を高める事なんてできません。

(誤解)しっかり文法を考えて話すべきだ

私は正直言って、文法が苦手です。Theとかaとか、忘れます。

大統領とか、超偉い人には重要かもしれません。でも、私みたいなリーマンのプレゼンでは文法なんて「どうだっていい」です。

英語プレゼンに置いて、文法の優先度は非常に低い。重要なのは相手に伝わるか・伝わらないかです。

てか、これはコミュニケーション全般に言える事です。重要なのは相手に伝わったかなので(私は中国語・スペイン語を話すこともありますが、むちゃくちゃですよ)

(誤解)アドリブ力が重要だ・平常心が重要だ

後ほど説明しますが、これ、非常に重要な話です。英語のプレゼンで自身のアドリブ力を期待するのは諦めましょう。

はっきり言います。アドリブで凌ごうと思っている人は「準備不足」なだけです。

プレゼン中に冷静でいる事、平常心は非常に大事です。でも、平常心とは「自分が絶対にプレゼンを成功できる」という根拠ある自身から得られるものです。「過去にアドリブで凌ぎきったから、今回も大丈夫だろう」ってのは危険、ギャンブルです。

日本語プレゼンだったら急な質問や言いがかりとかでも簡単に返せますよ。母国語だから。英語で急に想定外の質問をされて、100%回答出来るって自信がある人は、そもそも当記事を読んでないでしょう

アドリブが必要になった英語プレゼンは「準備不足だった」と後悔するべし。

短期で英語のプレゼンがうまくなるコツ

ここまで、「英語のプレゼンでよくある誤解」について紹介しました。語彙力・文法共に英語スキルを上げる上では大事な要素ですが、英語プレゼンでは必須じゃあない。優先順位が低いと言った方が正確かも。

では、何が重要か?ここからが本題です。

これについては、私の実際に用いている準備・本番の手法を理解頂いた方が早い。

以下は、英語プレゼンを私が依頼された時に必ず行う作業の流れです。

プレゼンを進めていく上での緻密な戦略を徹底的に構成するべき

個人的にはこれが最も大事だと思っています。

自分が説明したい内容、伝えたい要素について、緻密にストーリーが練られているか?

です。

「こんなの当たり前だろう!」と思われるかもしれませんが、正直なところ、これが完成されていたら、英語のプレゼンは成功します。

「こんなの日本語でも同じだろ!」と思われるかもしれませんが、その通りです。

でも、考えてみてください。日本語の場合は誰しも絶対に手を抜いているはずです。「このパート(スライド)は口頭で説明したらいいや」とか「ここで質問があがっても大丈夫だろ」とか安易に考えてる事、誰でもありますよね?

それじゃあダメです。ただでさえ、英語の場合は、言い回しとか単語とか「コミュニケーションにおける基本的な要素」で日本人は圧倒的に劣勢なのです。想定外の質問に対応する余裕なんて、ありません。

事前準備の段階だと「まぁ何とかなるだろう」とか考えてしまいます。

何とかなりません。

私の場合、事前準備にめちゃめちゃ時間をかけます。決して、語彙力が上がる本とかを読み漁るとかじゃありません。プレゼンのストーリーの構成・準備にめちゃめちゃ時間をかけます。

特に以下の要素は徹底的に準備します。

話す内容

話す内容を全て文章にしてWordとかに書き出します。

全てです。「Well…」とか「Okay, so next…」とか、話し言葉も全てです。

当然、時間がかかります。1時間のプレゼンに数時間、場合によっては10時間以上かかることもあります。この辺はプレゼンの優先順位にもよりますが。

日本語だとすぐに出てくる話し言葉・言い回しでも、英語だと簡単には出てこないこともしばしば。なので、まずは話す内容は「全て、一字一句」文章として書き出します。

プレゼンスライド

話す内容に合わせて、プレゼンスライドを作ります。当然、過去のスライドを流用する事もあります。

自分が分からない単語は絶対に使いません。質問されたときに相手の意図が100%判断できない恐れがあるからです。

時間配分を決める

この段落にXX分、てな感じで、時間配分を決めます。

これには「伝えたい内容を、全て伝えきる」目的と、もう一つ非常に重要な目的があります。

それは、、、「質問の時間を最小限にする」ことです。ある意味禁じ手ですが、プレゼンを成功させるという視点では有効。

後述します。

リハーサルをする、何度も何度も

上記の手順で、プレゼンの緻密なストーリー・話す内容を徹底的に洗い出した後、リハーサルをします。

何度も何度も何度もです。出来れば聞いてくれる人がいる事が望ましいのですが、残念ながらそんな事をお願い出来る人は少ないでしょう。私は、一人部屋にこもって、ひたすらリハーサルをします。

ポイントは、上記の文書化したスピーチリストを用いて、実際に声を出してリハーサルをします。

すると、「この言い回しだと何を言っているかわからないかな」とか「この言い方だと自分の口がついていかない」とか、色んな課題が分かってきます。

発音できない箇所は必ず修正する

特に、英語の場合は、複数の単語が同時に続いた場合に「口と舌がついていかない」ってケースが多々あります。文章的にカッコよくてもしゃべれなかったら恥ずかしいだけです。この手の言い回しはスッパリ諦めて、「しゃべりやすい言い回し」に切り替えます。自分の英語スキルがレベルアップした時に再チャレンジすれば良いのです。

己の英語レベルに合わせて、修正しましょう。

「リハーサルではうまくいかなかったけど、本番は何とかなるか」とか考えるのは、愚の骨頂です。リハーサルでうまくいかなくて、どうやって本番で成功させるのでしょう。本番の方が難易度が高いのに。

意図的にスピーチを止める箇所、続けて話す箇所を決定する

単純に文章だけを読むと「この人、朗読してるだけ」って雰囲気になります。

なので、「スピーチを止める箇所」「スラスラと続ける箇所」を決めておきます。特に、重要なキーワードの直後に止めたり、ある意味誤摩化したいところは早めにとか、戦略を考えます。

私の場合は、スピーチリストに「ここで一瞬止める」とか「続けて読む」とか、全部書きます。

逆に言うと、スピーチリストがないと出来ないテクニックです。なので、事前準備で「話す内容を全部」書き出すことは超重要

強調する箇所・しない箇所を決定する

上記の話と重複しますが、、、

「必ず伝えたいところ(ポイント稼ぎたいところ)」と「どうでもいいところ」を意識します。

そして、必要に応じて「声を高く、大きく」したり「声を低く、小さく」したりします。

よくある失敗ケースですが、全てを伝えたいあまり「どんどん声が高くなっていって、最後は叫び声みたいになってる」人がいます。あれ、プレゼンターも辛いですよね。一旦嵌ってしまうと元に戻すのは困難です。声を低く、小さくするタイミングって本当に重要なのです。

このタイミングも、スピーチリストに書き留めます。

ボディーランゲージを多用する

外人は手や顔など、ボディーランゲージを多用するのが非常にうまい。

ボディーランゲージを使ったら「いかにもプレゼン経験豊富」って雰囲気を出しやすくなるので、可能な限り多用しましょう。

私の場合、これもリハーサルで何度も繰り返します。手を広げるタイミング、宙を見るタイミング、歩くタイミング、全てです。

そして、上記と同様にスピーチリストに書き出します。

何度もリハーサルを繰り返す

上記の作業を何度も繰り返して、スピーチリストを更新します。そして、プレゼン内容の精度を上げていくのです。

私は、英語のプレゼンは「ミュージカルのアクター」の気分で準備します。台本を完成させ、実際に壇上に上がった自分を想像し、ひたすらリハーサルをするのです。

ミュージカルでアドリブは許されないですよね?同じです。

地道な努力が最も重要なのです。

本番

ここまで徹底的に準備したら、あとはスピーチリストの通りにプレゼンをするだけです。

最も重要なのは、スピーチリスト以外の事は大原則として「してはいけない」。

途中で「あ、この図の内容をもう少し説明した方がいいかな?」とか「この色の意味を言ったほうがいいかな?」とか、例外処理をしたくなりますが、致命的な内容以外のアドリブは諦めます。泥沼に嵌るだけです。準備が足りなかったと、悔やんで次につなげましょう。臨機応変の説明修正をするのは、英語力が上がってからにしましょう。

最悪なのは、アドリブに走って、自分が伝えたい事が伝わらずに、質問攻めになることです。こうなったら取り返しがつきません。

英語プレゼンで欲を出してはいけません。欲を出すと、倍返しをくらいます。後悔しても時間は戻ってくれません。

ちなみに、当然ですが、スピーチリストの通りにと言っても「相手の質問の答え」を想定どおりにできるとは限りません。質問者は「他人」なのですから。

質問に対する対応方法は後述します。

重要なのは、事前準備で決定した台詞をアクターになりきって説明しきる事です。

それで失敗したら、脚本家(事前準備の時の自分)のミスです。

その他、英語プレゼン時のTIP

以上が私のプレゼンの準備方法・本番での振る舞いとなります。

「こんなの、無駄な時間が多すぎる!」と思われるかもしれません。それは、人によります。英語がNativeの人には無駄が多すぎるでしょう。でも、一般的な日本人の場合は、このくらいしないとダメなんです。

過去の会社で「TOZAIさんは英語でMTGできるから良いっすよねー」って言われた事がありますが、とんでもない。「貴方の10倍以上準備してますからね」と言ってやりたい気分でした(「いえいえー」って笑ってごまかしましたが・・・)。プレゼンがうまい人は、他人の何倍も努力しています。

いいですか。プレゼンに与えられる時間は、努力する人もしない人も同一です。1時間だったら、1時間です。一方、準備の時間は自分の気合と努力によって、自分で決める事ができます。だから、プレゼン中に「なんとかしよう」って考えたらダメなんです。プレゼンの前に勝負を決めないといけないのです。

熱く語ってしまいました・・・

では、最後に、プレゼンの成功率をほんの少し上げるTIPを紹介します。

初めは、電話プレゼンからはじめる

当然、自分から選択できるケースは少ないのですが、、、。

英語プレゼンに慣れていない人は、可能な限り電話プレゼンからはじめましょう。

理由は以下の通り。

スピーチリストを持っていてもバレない

このメリットは、無限大。

スピーチリストを手に持って、見ながら話してもバレません。なので、リハーサル満足できるレベルに達していたら、大やけどはしないはず。

当然、リハーサルで自分が納得いくレベルに達している事が大前提。

ボディーランゲージが不要

日本人が苦手なボディーランゲージを気にする必要がありません。一方、英語プレゼンに慣れていくと、ボディーランゲージも武器になるので、逆に電話プレゼンじゃないほうがやりやすくなる。

私はボディーランゲージ使いまくって相手を圧倒するので、Face to Faceの方が楽です。

電話だと相手の質問が聞き取りにくいのでは?

この疑問・不安は正当です。間違いなく、対面よりも聞きづらくなる。

その辺は工夫が必要。後述します。

プレゼンで最も厄介な要素「質問」への対応方法

プレゼンで最も難易度が高いセクションは「質問セクション」だと思います。急に質問されたり、Q&Aセクションでの質問だったり、質問全般です。

自分が話す事は事前にいくらでも準備できる。でも、相手の脳は事前に把握できません

では、どうするか?ここでは、私の「質問セクション」に対する対応方法を紹介します。

事前準備で考えられる質問を洗い出す

最も重要です。

事前準備で「相手になりきって」考えられる質問を箇条書きして、それにたいする答えも書き出します。

重要なのは「相手になりきって」です。相手になりきってスライドを見て、相手になりきって自分のスピーチを読む。

可能であれば、質問されないレベルにプレゼン資料を更新できたら良いのですが、それは困難ですからね。

それでも質問は出ますってば

そうなんですよね・・・だから困っちゃう訳でして。

なので、私は以下の禁じ手で対応する事があります。最近は英語プレゼンに慣れてきたので使っていませんが。

質問の時間を可能な限り短くする!

私の英語プレゼン経験が少なかったときに実践していた手です。今は余裕があるので使いませんが・・・

質問時間を、戦略的に、短くする!

「Q&Aに10分とってます。でも、あれあれ、色々説明すると3分しか残ってません。」って雰囲気を演出する。プレゼン自体が好意的に受け止められていたら、Q&Aセクションが多少短くなっても納得してくれます。

・・・まぁ、禁じ手ですね。でも、プレゼンに失敗するよりは絶対に良い。

質問は後ほどメールで確認・回答する

上記の禁じ手を使っても、質問者の質問をする権利を完全に奪ってはいけません。

最後に「If you have any other question, let me know by mail」とでも言っておけばいいんです。

その為に、配布資料の表紙に「自分のメールアドレス」を入れるのですから。

プレゼンが終わった後だと、厳格な時間の制約がないのですから、落ち着いて正確な情報を回答できるものです。

自分の発音が悪い事もありますが、相手の発音が聞き取りにくい事もあります。それをプレゼン中に何度も聞きなおすのは失礼にあたります。メールだと発音は関係ありません。

さらに、メールだと相手と仲良くなる第一歩にもできます。

このテクニックは電話プレゼンでも有効です。「電話だと若干聞きにくいから、質問は後でまとめてメールでください」と伝えたら良いのです。相手も「確かに電話での質問は、プレゼンの空気を途中で切っちゃうかも」って思いが働くはず。気遣いに取ってもらって逆に感謝される事もあります。

プレゼンの途中で質問されたら?

これも、私の英語プレゼン経験が少なかったときに実践していた手です。今はケースバイケースで対応してます。

まず、最後にQ&Aセクションを用意していると言えば、基本的に質問される事はないはずです。

それでも途中で質問があれば?

私の場合ですが・・・それがプレゼンを阻害する間違いの指摘であれば、何とか頑張って英語で正しい情報を伝えます。

それが優先度が高くない質問だったら?

「Thats a good question(ほめる).  Okay, I’ll explain about it later」とか言って逃げます。

これで更に追従してくる人は殆どいないはずです。で、最後まで説明しない場合は、終わった後で個人的に会いに行って、質問の内容・意図を確認すれば良い。

何度も言いますが、最も重要なのはプレゼンタスクを遂行することです。

「Are there any questions so far?」は言うべきか?

いわゆる、ここまでオーディエンスがついてきてくれてるかを確認する目的で多用されるヤツですね。

上記と矛盾するように聞こえますが、私は1回のプレゼンで2~3回使う場合が多いです。

理由は単純。「多用したほうが内容に自信を持って説明しているように感じる=結果的に質問が減る」と考えているからです。

「でも、やっぱり質問されたら不安・・・」な英語のプレゼン初心者の方は、以下を実践してみてはいかがでしょうか。

「Are there any questions so far? …. Okay, then…」のOkayの前の一息(つまり挙手される時間)を非常に短くします(笑)

もしくは「Are there any questions so far?(1秒程度) Well, if you have any questions let me know at Q&A section」とか言って、いかにもな雰囲気を出したりしますね。

仮に質問が出てしまった場合は、上記の方法(メール)で回避する事も可能です。

初めから「英語が得意ではない」事を伝えてしまう

もし許されるならば、冒頭で「自分は英語が得意(fluent)ではない」事を言っちゃいましょう。自己紹介のスライドの時とかに。

ビジネスのプレゼンの90%以上は「プレゼンターの英語を試す場」ではなく「プレゼンターが紹介する内容を聞く場」のはずです。先に自分の英語レベルをばらしちゃうことで、聞き手も「スピーキングよりもスライドに集中して情報を引き出そう」と思ってくれます。

まぁ、このテクニックは出来る時と出来ない時がありますけどね。

プレゼンが終わったら・・・

まず、勝利の余韻に浸りましょう!やったー!終わったー!ってな感じで!

プレゼンの影響力に関係なく、英語プレゼンをやった事自体、非常にチャレンジングな作業です。素直に自分を褒めましょう。

英語プレゼンが終わった後の開放感は表現出来ないものですから。

で、落ち着いたら、「成功した要素」と「失敗した要素」を冷静に分析し、次回に繋げるべきです。自分がうまくいったと思う箇所は、次回も同様に展開するべきですし、失敗した箇所は二度と同じ過ちを起こさないように対策を練るべき。

どんな仕事でも同じことが言えると思いますが、英語プレゼンの場合は特に重要です。英語プレゼンは経験がモノを言います。英語プレゼンは、回数をこなせばこなす程、レベルアップ出来ます。

終わりに。自分の身の丈に合ったプレゼンを心がけましょう。

以上が、私が活用している小手先のテクニックです。

単語・語彙・文法、とっても大事です。でも、プレゼンは待ってくれません。プレゼンの日までにNativeにはなれません。

だからこそ、自分でできる努力をするべきです。

重要なのは、その努力を極力周りに見せない事です。成功すれば良いのです。

(ちなみに、この記事を実践してうまくいかなくても、私は一切責任を取りませんのであしからず・・・)

勉強を再会する方へ
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